Última actualización: 15/12/2016
I. Objetivo
El objetivo de esta política es ofrecer orientación sobre el uso de la tecnología, lo que incluye computadoras, dispositivos electrónicos, la revisión de dispositivos electrónicos y la conservación de documentos e información almacenada electrónicamente.[1]
II. Definiciones
"Archidiócesis" significa cierta entidad corporativa formada, mantenida y existente bajo la Sección 315.16 de Minnesota con el Nombre Comercial de Minnesota: "La Archidiócesis de St. Paul y Minneapolis".
"Clero" se refiere a todas las personas ordenadas - obispos, sacerdotes y diáconos - que administran los ritos de la Iglesia católica.
"Código de conducta se refiere al Código de Conducta para el Clero, el Código de Conducta para el Personal de la Iglesia, el Código de Conducta para Voluntarios Adultos y el Código de Conducta para Voluntarios Jóvenes, según corresponda.
“Dispositivos electrónicos” se refiere a teléfonos fijos y móviles (teléfonos celulares, teléfonos inteligentes, walkie-talkies), máquinas de fax, computadoras, computadoras portátiles, computadoras de bolsillo, equipos de audio y video, memorias USB, tarjetas de memoria, reproductores multimedia y dispositivos similares.
“Materiales electrónicos” se refiere a DVD, CD, discos láser, cintas de audio y vídeo, grabaciones audiovisuales, películas, microfichas, transmisiones audiovisuales, sistemas operativos informáticos, programas de software, datos almacenados electrónicamente y archivos de texto, aplicaciones informáticas, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos y cualquier otro contenido descargado, subido, recuperado, abierto, guardado, reenviado o al que se haya accedido o almacenado de cualquier otra forma.
“Sistemas electrónicos” incluyen el correo electrónico, los sistemas de telecomunicaciones —como el teléfono, el buzón de voz y el vídeo—, las transmisiones por fax, las computadoras independientes o conectadas en red, las intranets, las extranets, Internet y sistemas similares.
“Usuarios” se refiere a todos los empleados o miembros del clero de la Arquidiócesis que utilizan tecnología en nombre de la Arquidiócesis.
III. Política
Toda la información utilizada en el curso y ámbito de las actividades realizadas en nombre de la Arquidiócesis es un activo de la Arquidiócesis. La Arquidiócesis mantiene un sistema de seguridad de la información para proteger los datos de su propiedad. Las políticas, normas y procedimientos diseñados para los usuarios forman parte integral de este sistema. Todos los usuarios deben cumplir con estas políticas, normas y procedimientos. Estas políticas, normas y procedimientos incluyen mantener la confidencialidad de los datos, mantener la confidencialidad de los controles de seguridad de los datos y las contraseñas, y reportar de inmediato cualquier violación de seguridad sospechada o real. La Arquidiócesis prohíbe el uso o la alteración de los datos o la tecnología de la información de la Arquidiócesis sin la debida autorización. Todos los usuarios tienen la obligación de proteger la confidencialidad y la no divulgación de datos de propiedad exclusiva, confidenciales y privilegiados, así como de la información de identificación personal.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
a. La presente Política se aplica a:
i. Todos los sistemas, dispositivos y materiales electrónicos de la Arquidiócesis, tanto los que se encuentren dentro como fuera de las instalaciones de la Arquidiócesis.
ii. Todos los usuarios.
iii. Todos los dispositivos y materiales personales, independientemente de dónde se encuentren, que se utilicen en el marco de las actividades de la Arquidiócesis.
b. La Arquidiócesis llevará un registro de los dispositivos electrónicos que sean propiedad de la Arquidiócesis y que estén en poder del clero, los empleados o los voluntarios adultos.[2]
2. PROPIEDAD, EJECUCIÓN Y DERECHO DE INSPECCIÓN
a. Todos los sistemas, dispositivos y materiales de la Arquidiócesis, así como todo el trabajo realizado en ellos, son propiedad de la Arquidiócesis. Estos sistemas, dispositivos y materiales deben utilizarse principalmente para llevar a cabo las actividades oficiales de la Arquidiócesis.
b. La Arquidiócesis se reserva el derecho de supervisar, acceder, recuperar, leer y divulgar el contenido creado, enviado, recibido o almacenado en los sistemas, dispositivos y materiales de la Arquidiócesis (incluidas las conexiones establecidas y los sitios visitados), así como de compartir dicha información con las autoridades policiales u otras entidades, sin previo aviso.[3]
c. Cuando la Arquidiócesis tenga motivos razonables para creer que un clérigo, un empleado de la Arquidiócesis o un voluntario ha infringido las políticas relativas a los dispositivos electrónicos o a su uso de una manera que implique conducta sexual inapropiada con un menor, la Arquidiócesis cooperará con las autoridades policiales para conservar el dispositivo electrónico a efectos probatorios.[4]
d. Los usuarios no tienen derecho a la privacidad en los sistemas, dispositivos y materiales de la Arquidiócesis. La Arquidiócesis podrá inspeccionar, revisar, auditar, interceptar o acceder a todos los sistemas, dispositivos y materiales de la Arquidiócesis en cualquier momento, con o sin previo aviso.[5]
3. DIRECTRICES PARA EL USO ADECUADO DE LA TECNOLOGÍA[6]
a. Todos los usuarios deben actuar con precaución al crear mensajes de correo electrónico, mensajes de texto, vídeos, imágenes fijas, mensajes instantáneos o de voz, así como al publicar contenido en cualquier red social. (Véase (Política de redes sociales de la Arquidiócesis) Aunque se haya eliminado un mensaje, este puede seguir existiendo en un sistema de respaldo, ser recuperado, descargado, grabado o impreso, o puede haber sido reenviado a otra persona sin el conocimiento de su autor. El contenido de los correos electrónicos y los mensajes de texto es equivalente al de cualquier otro documento escrito y no debe considerarse privado ni confidencial.[7]
b. Al igual que con los registros en papel, se debe prestar la debida atención a la creación y conservación de los registros electrónicos para su uso, consulta y divulgación futuros, de conformidad con la política de la Arquidiócesis.
c. Los correos electrónicos masivos o las publicaciones en la intranet, extranet o Internet dirigidas a “Todos los empleados”, “Todos los padres” y similares deben ser aprobados por el director del departamento correspondiente antes de su envío o publicación.
d. Todos los empleados de la Arquidiócesis deben utilizar la cuenta de correo electrónico que les ha proporcionado la Arquidiócesis para enviar cualquier comunicación relacionada con sus funciones laborales.[8]
e. El uso de dispositivos y materiales de comunicación electrónica personales durante el trabajo debe reducirse al mínimo y no debe interferir con las tareas laborales.
f. Los sistemas, dispositivos y materiales de la Arquidiócesis no son privados y no se puede garantizar su seguridad. Las contraseñas y los nombres de usuario tienen por objeto reforzar la seguridad del sistema, no garantizar la privacidad personal de los usuarios. Los nombres de usuario y las contraseñas no deben revelarse a personas no autorizadas. Las cuentas de usuario están destinadas a ser utilizadas únicamente por la persona a quien se le hayan asignado.
g. Todos los sistemas de información que generen, almacenen, transmitan o publiquen de cualquier otra forma datos o información deben contar con sistemas de autenticación y autorización para evitar el uso, el acceso y la modificación no autorizados de los datos y las aplicaciones.
h. Las redes informáticas deben protegerse contra el uso no autorizado. Se debe controlar tanto el acceso físico local como el acceso remoto.
i. El hardware de los sistemas de información debe protegerse contra el acceso físico no autorizado.
j. Se prohíbe a los menores utilizar los dispositivos o materiales de la Arquidiócesis, salvo que cuenten con la autorización y la supervisión de un clérigo, un empleado o un voluntario adulto.
k. Todos los archivos descargados de Internet, todos los datos recibidos de fuentes externas y todo el contenido descargado de dispositivos de memoria portátiles deben analizarse con un software antivirus actualizado. Los usuarios deberán informar de inmediato al Departamento de Tecnología de la Información (TI) sobre cualquier virus, manipulación indebida u otras vulneraciones del sistema.
1. Los usuarios que publiquen o difundan comunicaciones en redes sociales o sitios web públicos deben cumplir con la Política de redes sociales de la Arquidiócesis.
4. PRÁCTICAS PROHIBIDAS/USO INACEPTABLE
Al utilizar los sistemas, dispositivos o materiales electrónicos de la Arquidiócesis, o al utilizar dispositivos y materiales personales en el desempeño de las funciones y actividades de la Arquidiócesis, los usuarios no podrán:
a. Infringir cualquier ley o normativa federal, estatal o local.
b. Incumplir cualquier código de conducta de la Arquidiócesis.
c. Publicar o hacer que se difunda cualquier información de identificación personal sobre otra persona sin el permiso de dicha persona, o de sus padres o tutores si es menor de 18 años, a menos que ello sea necesario o esté en consonancia con las funciones laborales o las responsabilidades asignadas al usuario. La información de identificación personal incluye imágenes, nombres o apodos; números de teléfono; números de seguro social, direcciones particulares o del lugar de trabajo; direcciones de correo electrónico y direcciones web (URL) de redes sociales o blogs.
d. Publicar o distribuir cualquier comunicación, vídeo, música o imagen que una persona razonable pueda considerar difamatoria, discriminatoria, ofensiva, acosadora, despectiva o intimidatoria.
e. Publicar o difundir cualquier comunicación, vídeo, música o imagen que sea contraria a la fe o a las enseñanzas morales de la Iglesia Católica.
f. Participar en actividades de piratería o en la copia, adquisición o distribución no autorizadas de materiales protegidos por derechos de autor, marcas registradas o patentes, así como de música, vídeos o películas; o subir, descargar, ver o recibir o transmitir de cualquier otra forma secretos comerciales u otra información confidencial, privada o de propiedad exclusiva, o cualquier otro material al que el Usuario no tenga derechos de acceso. En lo que respecta a los materiales protegidos por derechos de autor, se contemplan ciertas excepciones con fines educativos y litúrgicos. Es responsabilidad del Usuario determinar la situación de los derechos de autor.
g. Publicar o enviar cartas en cadena o realizar “spam” (enviar mensajes comerciales molestos, innecesarios o no solicitados).
h. Organizar la compra o venta indebida de drogas, alcohol o sustancias y productos regulados, o participar en juegos de azar por Internet.
i. Subir, descargar, ver o, de cualquier otra forma, recibir o transmitir material indecente, sexualmente explícito o pornográfico.[9]
j. Realizar ofertas fraudulentas de productos, artículos o servicios.
k. Dañar, alterar, interrumpir o acceder sin autorización a computadoras o sistemas ajenos; por ejemplo, utilizar contraseñas ajenas, acceder sin autorización a carpetas, trabajos o archivos ajenos, o alterar o reenviar mensajes de correo electrónico de manera que se tergiverse el mensaje original o una cadena de mensajes.
1. Permitir el acceso a los sistemas de la Arquidiócesis a personas no autorizadas, facilitar el acceso a información confidencial o poner en peligro de cualquier otra forma la seguridad de los sistemas de comunicaciones electrónicas (por ejemplo, mediante el uso o la divulgación no autorizados de contraseñas).
m. Transmitir información confidencial, privada o sensible, a menos que dicha transmisión sea necesaria o esté en consonancia con las funciones del puesto o las responsabilidades asignadas al usuario.
n. Introducir o instalar en cualquier sistema software no autorizado, virus, malware, dispositivos de rastreo o dispositivos de grabación.
o. Eludir, anular o inutilizar de cualquier otra forma los sistemas de seguridad de la red, los cortafuegos o los filtros de contenido.
p. Transmitir cualquier señal de radiofrecuencia que no esté autorizada o para la que no se cuente con una licencia de la Comisión Federal de Comunicaciones (“FCC”), o que infrinja las normas o políticas de la FCC.
q. Acceder o manipular servicios, redes o equipos sin autorización.
r. Proporcionar a terceros información o listas sobre los empleados de la Arquidiócesis, el clero u otra información confidencial procedente de las bases de datos de la Arquidiócesis. Se podrán hacer ciertas excepciones a esta prohibición con la autorización por escrito del Director Financiero. Las direcciones postales solo deben proporcionarse en formato impreso (en etiquetas u otro formato según corresponda).
5. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
a. El incumplimiento de esta política puede dar lugar a la suspensión de los privilegios de comunicación electrónica, la confiscación de cualquier dispositivo o material electrónico y la imposición de medidas disciplinarias, que pueden llegar a incluir el despido o la remisión para revisión canónica.
[1] Véase Acuerdo de conciliación, sección 12.1.a., de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el fiscal del condado de Ramsey; número de expediente del Tribunal de Distrito del condado de Ramsey: 62-JV-15-1674; número de expediente del fiscal del condado: 2138749
[2] Véase Acuerdo de conciliación, sección 12.1.a., de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el fiscal del condado de Ramsey; número de expediente del Tribunal de Distrito del condado de Ramsey: 62-JV-15-1674; número de expediente del fiscal del condado: 2138749
[3] Véase Acuerdo de conciliación, sección 3.2.a., de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 213874912.1.b.
[4] Véase Acuerdo de conciliación, sección 12.1.b, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 213874912.1.b.
[5] Véase Acuerdo de conciliación, sección 3.2.a., de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 213874912.1.b.
[6] Véase Acuerdo de conciliación, sección 3.2, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 213874912.1.b.
[7] Véase Acuerdo de conciliación, sección 3.2.b, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 213874912.1.b.
[8] Véase Acuerdo de conciliación, sección 9.3, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del Fiscal del Condado n.º: 2138749
[9] Véase Acuerdo de conciliación, sección 5.8, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el fiscal del condado de Ramsey; Expediente del Tribunal de Distrito del condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; Expediente del fiscal del condado n.º: 2138749
