Última actualización: 14 de enero de 2025
Propósito
Establecer y explicar los requisitos financieros que se aplican a todos Parroquias dentro de la Territorio de la Archidiócesis.
Política
I. SISTEMA CONTABLE UNIFORME
Para facilitar la uniformidad de las prácticas contables en el Parroquias de la Archidiócesis, un plan de cuentas estandarizado (COA) proporciona un marco para un sistema contable destinado a la Parroquia que se ajusta a la Informe financiero anual de la parroquia (APFR). El COA permite ciertas adaptaciones para ajustarse a las condiciones locales Parroquia situación.
En Archidiócesis ha adoptado el sistema de contabilidad ParishSOFT para estandarizar la contabilidad, y su uso es obligatorio para todos Parroquias. El uso de un software de contabilidad alternativo debe ser aprobado por el director financiero de la Archidiócesis.
Para garantizar la coherencia en la presentación de informes y un análisis sólido de la información financiera, el Archidiócesis ha adoptado el Método contable de devengo y los PCGA. Para obtener más información sobre los procesos y procedimientos contables operativos, consulte la versión en línea Manual financiero parroquial encontrado en www.archspm.org.
II. INFORMES FINANCIEROS A LA ARQUIDIÓCESIS
En Parroquia debe completar el APFR en un plazo de 90 días a partir de la finalización de la Año fiscal y el Carta de representación anual en un plazo de 120 días a partir de la fecha de cierre de la Año fiscal y presentarlos anualmente a la Archidiócesis (véase Política n.º 405: Carta de representación anual). Los datos enviados se utilizarán para cumplir con los requisitos de información financiera del Informe de las Escuelas Arquidiocesanas para las escuelas católicas.
En APFR es revisado por el Archidiócesis y el importe de la liquidación correspondiente a lo siguiente Año fiscal se comunica a cada uno Parroquia por el director financiero de la Archidiócesis mediante una carta de compromiso que incluya un calendario de evaluación de apoyo en un plazo de 150 días a partir de la fecha de vencimiento del APFR. Parroquia Las apelaciones respecto al importe de la liquidación deben presentarse a más tardar 60 días después de la emisión de la carta de compromiso dirigida al director financiero de la Archidiócesis.
III. NECESIDADES PRESUPUESTARIAS ANUALES
1) Parroquias debe elaborar y aprobar, con periodicidad anual, un presupuesto de caja equilibrado que tenga en cuenta la depreciación, los gastos de capital, los pagos del capital de la deuda y otras transacciones no monetarias. El presupuesto debe elaborarse utilizando hipótesis razonables sobre los ingresos y los gastos.
2) Los presupuestos deben aprobarse antes del inicio del Año fiscal.
3) El presupuesto anual debe incluir reservas suficientes para futuros gastos de capital y mantenimiento diferido.
4) El presupuesto anual definitivo debe incluirse en el Parroquia información financiera.
5) Los gastos que superen los presupuestos anuales de gastos operativos y de capital requieren la aprobación de la Pastor y el Administradores.
IV. INVERSIONES
1) El Pastor, tras consultar con el Administradores y el Consejo Parroquial de Finanzas o una de sus subcomisiones, es invertir Parroquia o Escuela fondos de manera adecuada. En el caso de un Escuela Regional, tras consultar con su Consejo de Administración y el comité correspondiente, tiene previsto invertir Escuela Regional gestionar los fondos de manera adecuada.
2) Parroquia Los fondos pueden invertirse en:
a) Cuentas en bancos y cooperativas de ahorro y crédito (con autorización estatal o federal). Se debe considerar la posibilidad de aprovechar al máximo el seguro de la FDIC (o un seguro similar).
b) Cualquier obligación del Gobierno de los Estados Unidos o de cualquiera de sus organismos.
c) Acciones ordinarias o preferentes, obligaciones, fondos del mercado monetario, fondos de inversión, certificados de depósito, bonos o pagarés de cualquier sociedad que ofrezca garantías, siempre que coticen en una bolsa nacional o regional reconocida o cuenten con un mercado activo a través de un corredor o agente nacional o regional. Las obligaciones, los bonos y los pagarés deben tener una calificación no inferior a “A” otorgada por las agencias de calificación nacionales.
d) Cuentas de agencia y de dotación en la Fundación de la Comunidad Católica de Minnesota u otras fundaciones similares.
3) Todas las demás inversiones no incluidas en el punto IV (2) anterior deberán contar con la autorización por escrito de todos los miembros de la Junta Corporativa Parroquial.
4) Todas las inversiones deben realizarse a nombre de la Parroquia.
V. CUENTAS BANCARIAS
1) Personas autorizadas para firmar cheques girados contra cualquier Parroquia La cuenta debe ser aprobada por el Pastor y ambos Administradores.
2) Todos Parroquia Las cuentas bancarias deben abrirse a nombre de Parroquia número de identificación fiscal y número de identificación federal.
3) El número de firmantes autorizados debe ser limitado. El Parroquia debería dejar constancia de la resolución con los nombres de las personas autorizadas a desembolsar fondos, junto con el nombre del banco en el que se encuentra la Parroquia se depositan los fondos.
4) La autorización de los firmantes debe reconocer una separación adecuada de funciones y otras medidas internas comunes, incluida la prohibición de que firmen quienes procesan el pago. Los cheques que superen un determinado monto (por ejemplo, $5,000) deben ser revisados por una persona distinta del firmante del cheque y del procesador del pago. Los cheques deben estar respaldados por una o varias facturas firmadas por un empleado debidamente autorizado. Se prohíben las firmas mediante sello manual, mientras que se aceptan las firmas generadas por software.
5) Pastores debe figurar como titular en todas las cuentas bancarias, incluidas las de cualquier grupo afiliado que opere como un ministerio de la Parroquia. Estos grupos suelen basarse en el Parroquia para mantener su exención fiscal. Los fondos recibidos por estos grupos deben gestionar sus actividades a través de la Parroquia cuentas de explotación y se comuniquen a la Consejo Parroquial de Finanzas y se incluyen en los informes financieros obligatorios de la Parroquia. Entre los ejemplos de grupos afiliados se incluyen, entre otros, la asociación de mujeres, el grupo de hombres, el club de Escuela, el atletismo y la recaudación de fondos.
6) Se debe mantener una cantidad razonable de efectivo en el Parroquia cuentas corrientes y de caja chica para llevar a cabo las operaciones diarias y pagar las facturas puntualmente. El excedente de efectivo debe mantenerse en una cuenta que devengue intereses o invertirse de acuerdo con la política de inversiones detallada anteriormente.
VI. CÁMARAS ACORAZADAS Y CAJAS FUERTES
Cada Parroquia debe contar con una caja fuerte ignífuga para la custodia de sus registros oficiales, financieros, corporativos y sacramentales, así como de otros Parroquia objetos de valor con doble sistema de seguridad. Se debe utilizar una caja de seguridad con ranura para la custodia de efectivo y cheques.
VII. FONDOS RECAUDADOS POR LAS PARROQUIAS Y LOS GRUPOS AFILIADOS
1) Fondos recaudados por grupos afiliados que son ministerios de la Parroquia son propiedad de la Parroquia y las actividades de recaudación de fondos requieren Pastor
2) Todas las campañas de recaudación de fondos deben ser veraces y sinceras, teológicamente sólidas, y deben procurar motivar a los fieles. Esto requiere que:
a) Las iniciativas de recaudación de fondos deben destinarse a necesidades concretas.
b) Los fondos recaudados deben utilizarse para los fines previstos.
c) Los gastos de recaudación de fondos deben ser razonables y proporcionales a la cantidad recaudada.
d) Se informe a los donantes sobre el uso de los fondos donados y se les garantice que se respetarán todas las restricciones que hayan impuesto respecto al uso de dichos fondos.
e) El personal encargado de la recaudación de fondos (ya sean profesionales internos o externos) debe presentar informes periódicos sobre el grado en que se han cumplido las promesas, expresas o implícitas, realizadas durante la solicitud de fondos.
i. Los informes sobre la recaudación de fondos deben elaborarse con un alcance y un diseño que respondan a las inquietudes específicas de los destinatarios de los mismos, entre los que se incluyen: el órgano rector y los miembros de la organización encargada de la recaudación, las autoridades competentes que aprobaron y supervisan la iniciativa de recaudación, los donantes de la organización y los beneficiarios de los fondos recaudados.
ii. Los informes anuales de recaudación de fondos deben incluir tanto información financiera como un resumen de la labor apostólica para la que se recaudaron los fondos. Deben indicar, como mínimo, la cantidad de dinero recaudada, el costo de la campaña de recaudación y el monto y el destino de los fondos desembolsados.
iii. Los informes sobre la recaudación de fondos deben ponerse a disposición de los donantes de forma periódica o cuando estos lo soliciten de manera razonable.
iv. Todos los informes sobre recaudación de fondos deben incluir un estado financiero anual elaborado de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
f) Todos los fondos recibidos por una oficina de recaudación de fondos deben entregarse sin demora a la Parroquia oficina para llevar una contabilidad adecuada. El Parroquia debe llevar un control adecuado de los fondos recaudados en las actividades de recaudación de fondos.
g) Se debe prestar especial atención a garantizar que el personal encargado de la recaudación de fondos mantenga prácticas comerciales éticas y relaciones éticas con los donantes y los proveedores de bienes y servicios.
h) Contratos entre una Parroquia y los proveedores y consultores comerciales deben garantizar que el control sobre los materiales, los diseños, el dinero y las operaciones en general siga recayendo en la Parroquia.
i) Los acuerdos no podrán permitir pagos a una empresa comercial o a un recaudador de fondos profesional basados en un porcentaje.
VIII. COLECCIONES NACIONALES Y DIOCESANAS
1) Todos los ingresos procedentes de las colectas nacionales y arquidiocesanas deben remitirse a la entidad correspondiente, el Centro para la Misión o Archidiócesis en un plazo de 60 días a partir de la fecha de la colecta. Encontrará información detallada y un calendario de colectas nacionales y diocesanas en https://www.archspm.org/development. En este sitio web se enumeran las colectas que se están llevando a cabo y se indica dónde deben enviarse las donaciones recaudadas. La Conferencia de Obispos Católicos de los Estados Unidos también publica anualmente un calendario de las colectas nacionales (https://www.usccb.org/committees/national-collections).
2) Los fondos recaudados no deben utilizarse para fines generales Parroquia gastos operativos en cualquier momento.
IX. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS E IMPUESTO SOBRE EL USO
1) Parroquias deben cumplir con el impuesto sobre las ventas y el uso de Minnesota y, si procede, cumplir los requisitos para quedar exentos del impuesto sobre las ventas. Para poder acogerse a dicha exención, el Parroquia debe presentar el Formulario ST 16, «Solicitud de exención por ser una organización sin fines de lucro — Impuesto sobre las ventas», y recibir una notificación de cumplimiento de requisitos del estado de Minnesota. Para solicitar la exención, entregue al vendedor el Formulario ST3, «Certificado de exención», debidamente completado. El impuesto sobre las ventas y el uso de Minnesota se aplica a los compradores de la mayoría de los bienes tangibles y de algunos servicios. El vendedor debe recaudar el impuesto y remitirlo al Departamento de Hacienda del estado. A Parroquia está exenta del pago de este impuesto sobre la mayoría de los artículos o servicios sujetos a impuestos que adquiere, siempre que dichos artículos se destinen a las funciones religiosas, educativas o benéficas de la Parroquia. Entre las excepciones más destacadas a la exención se encuentran la compra de vehículos de motor, el servicio de recolección de basura, los alimentos preparados y el alojamiento.
2) Por su parte, mientras que los bienes y servicios que un Parroquia las ventas realizadas en mercadillos, festivales, picnics, rastros y eventos similares no están sujetas a impuestos, en caso de que Parroquia Si se dedica a la venta de bienes y servicios más allá de estos casos aislados y ocasionales (por ejemplo, un juego de bingo semanal o mensual), podría incurrir en la obligación de recaudar y remitir impuestos sobre las ventas al estado. Si se contemplan tales actividades, deben someterse primero a la aprobación de la Oficina Arquidiocesana de Finanzas y Administración.
X. NÚMEROS DE IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEADOR
1) Como empleadores, Parroquias deben obtener números de identificación patronal tanto del gobierno federal como del estatal. Estos números son necesarios para la correcta identificación de la Parroquia en determinados formularios que deben enviarse al Servicio de Impuestos Internos, a la Administración del Seguro Social y al Departamento de Hacienda de Minnesota, en relación con la retención de impuestos sobre la renta, cotizaciones al seguro social y, cuando corresponda, pagos de prestaciones por desempleo y pagos del impuesto sobre las ventas.
2) Dirija sus consultas sobre los números de identificación federal a la Oficina de Impuestos Internos (teléfono: 800-829-4933); dirija sus consultas sobre el número de identificación estatal al Departamento de Hacienda del estado de Minnesota (teléfono: 651-282-5225 o 800-657-3605).
XI. ACEPTACIÓN DE REGALOS Y DONACIONES POR PARTE DE LA PARROQUIA
1) Todas las contribuciones, obsequios y donaciones a una Parroquia deben cumplir con las normas del IRS y deben ser debidamente confirmados por escrito. Se deben emitir recibos que cumplan con las normas del IRS.
a) Donaciones con restricciones: La aceptación de una donación con restricciones impone la obligación de Parroquia para cumplir con las condiciones establecidas por el donante. Por lo tanto, es necesario comprender claramente la naturaleza y el alcance de esta obligación. Si una donación se considera inaceptable debido a las restricciones que el donante ha impuesto sobre su uso, se debe informar al donante de inmediato y brindarle la oportunidad de retirar la donación o de eliminar o modificar las restricciones identificadas.
b) Regalos inaceptables: Los regalos a un Parroquia, ya sea con restricciones o no, debe rechazarse o devolverse cuando el regalo:
i. Es inapropiado o no favorece el interés superior de la misión o el ministerio de la Parroquia;
ii. Se sabe o se sospecha que procede de una fuente ilegal o dudosa;
iii. Obligaría a la Parroquia asumir responsabilidades, ya sean financieras o de otro tipo, que tal vez no pueda cumplir durante el período exigido por las condiciones de la donación;
iv. Genera procedimientos administrativos, de registro, seguimiento o presentación de informes excesivos para el Parroquia;
v. Da lugar a un conflicto de intereses indebido o irrazonable;
vi. Contiene una obligación a largo plazo o perpetua que es o puede llegar a ser onerosa para la Parroquia;
vii. Contiene una condición asociada a una donación que no establece un mecanismo claro y aceptable para el Parroquia para modificar la restricción;
2) Al aceptar un regalo, un Parroquia debe tener en cuenta cualquier responsabilidad potencial o real asociada.
3) Las donaciones con restricciones impuestas por el donante deben registrarse en el Parroquia registros financieros de acuerdo con los procesos de la ASU 2016-14 del FASB y PCGA información.
XII. SEGUROS
1) Todos Parroquia Las propiedades deben estar aseguradas en el marco del programa general de seguros de la Archidiócesis. Las reclamaciones por daños o pérdidas deben presentarse sin demora (en un plazo de 24 horas) en la oficina local del programa de seguros generales de la Archidiócesis.
XIII. EXENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES Y SOLICITUD DE EXENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE BIENES INMUEBLES
1) De conformidad con la Constitución de Minnesota y las leyes pertinentes, las iglesias, los bienes de las iglesias, las escuelas y las instituciones de beneficencia puramente pública están exentas del impuesto sobre la propiedad. No existe exención de las tasas municipales o del condado por mejoras locales, salvo en el caso de los cementerios. A fin de preservar la exención fiscal para todas Parroquia propiedad, la Parroquia debe asegurarse de que el inmueble se utilice exclusivamente con fines religiosos, educativos o benéficos y, si así lo exige la legislación de Minnesota, presentar una Solicitud de exención del impuesto sobre la propiedad. Esta solicitud debe presentarse cada tres años, a más tardar el 1 de febrero, ante el tasador del condado en el que se encuentra el inmueble. La Solicitud de exención del impuesto sobre la propiedad está disponible en la Oficina del Tasador del Condado. Al presentar la solicitud, el Parroquia debe registrarse como iglesia, y no como una institución de beneficencia puramente pública.
2) No es necesario presentar una solicitud de exención del impuesto sobre bienes inmuebles para mantener la exención del edificio de la iglesia o Escuela. Sin embargo, en el caso de las rectorías, los conventos, los cementerios o cualquier propiedad distinta de la iglesia o Escuela, dicha presentación es obligatoria en el año en que se da por primera vez a este uso la propiedad y, posteriormente, cada tres años, tal como se ha indicado anteriormente.
3) Dado que, con frecuencia, todos o la mayoría de estos Parroquia las instalaciones se encuentran entremezcladas en una sola parcela, todas Parroquia Las propiedades deben indicarse en la solicitud para simplificar la presentación de informes y evitar omisiones.
4) Bienes que no sean utilizados con fines religiosos, educativos o benéficos por la Parroquia o bien el inquilino no está exento del impuesto sobre bienes inmuebles y no debe incluirse en la declaración.
5) El secretario de Asuntos Civiles está a su disposición para responder a cualquier pregunta sobre la solicitud de exención del impuesto sobre bienes inmuebles y la exención del impuesto sobre la propiedad.
XIV. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
1) Un contrato de servicio es un acuerdo o contrato entre el Parroquia y otra sociedad, persona física u otra entidad (contratista), en virtud del cual el contratista se compromete a prestar determinados servicios, dentro de un plazo establecido y por un precio específico. Entre los ejemplos de los tipos de servicios que pueden ser objeto de dicho contrato o acuerdo se encuentran el mantenimiento o la reparación de edificios, terrenos, equipos o maquinaria; los servicios de recaudación de fondos e inversión; y los servicios jurídicos, contables, de ingeniería o de tasación. Véase la Política sobre aprobaciones requeridas para acciones corporativas (Política n.º 216).
2) Los contratos de servicio deben ser revisados por la oficina local de servicios del programa de seguros generales de la Archidiócesis en materia de cumplimiento de las normas de seguros y limitación de responsabilidad. Los contratos de servicios importantes deben ser revisados por un abogado competente.
