Fecha de emisión: 14/12/2016
Propósito
El objetivo de la Política sobre los expedientes del clero es definir qué Registros se deben tener en cuenta en relación con Clero y de qué manera. La política tiene como objetivo estandarizar la conservación de Registros, para garantizar que una completa Registro se conserva, para no destruir Clero archivos, y para proteger debidamente la privacidad de las personas.
Política
I. El Archidiócesis mantiene Clero archivos en todos Clérigos a quienes se les han otorgado facultades para ejercer el ministerio en la Archidiócesis durante más de treinta (30) días, incluidos los externos y los religiosos Clero, independientemente de que lleguen a ser incardinados o se les asigne un cargo oficial. Clero Los archivos nunca se destruyen.
II. Clero cumplimiento de la Esencial 3 Los requisitos deben documentarse en el Clero archivado y supervisado por el Director de OMSSE en una base de datos electrónica (CRM). Anualmente, el Director de OMSSE reseñas Clero cumplimiento de la Esencial 3 y deberá enviar, en un plazo razonable, una carta de Clero el incumplimiento, si procede, ante el consejo de Administradores de los pertinentes Parroquia o Escuela donde el Clérigo se asigna.
III. Si un Clérigo solicita un destino, un traslado o la residencia fuera de Territorio de la Archidiócesis, el Archidiócesis deberá solicitar permiso al Clérigo poner a disposición de la diócesis, comunidad religiosa u organización receptora, para su revisión, una copia completa del Archidiócesis archivo relacionado directamente con el Clérigo. Si el Clérigo permite revisar, el Archidiócesis deberá proporcionar a dicha entidad receptora acceso a la Clero archivo. Si el Clérigo si se niega a revisar el expediente o limita su revisión, el Archidiócesis deberá notificar a la entidad receptora que el Clérigo deniega el acceso o lo limita.
IV. El Clero El archivo deberá contener lo siguiente:
1) Seminario Registros (si está disponible)
2) Cartas de nombramiento, decretos y otros documentos de asignación Registros
3) Cartas de recomendación, certificados de buena conducta
4) Datos biográficos, sacramentales Registros, los preparativos para el funeral y el testamento
5) Psicológico y médico Registros (si procede)
a) Cualquiera Registros o la correspondencia relacionada se marcará como “Confidencial” y solo podrá ser consultada por personal autorizado. Una autorización firmada por parte del Clérigo se incluirá en el archivo.
6) Correspondencia y memorandos relevantes
7) Comunicaciones relacionadas con el Del clérigo servicio ministerial
8) Documentos legales, incluidos los de inmigración Registros (si procede)
9) Formulario de aceptación firmado o versión electrónica impresa Registro verificar que el Clérigo ha recibido, comprende y se compromete a cumplir con el Políticas
10) Cumplimiento de las normas de seguridad ambiental Registros, entre los que se incluyen:
a) Copias de los certificados de antecedentes penales
b) Registros y certificación de la formación en seguridad laboral
c) Reconocimiento de haber recibido, comprendido y aceptado cumplir con el Código de Conducta
11) Registros de los cargos, incluida cualquier acusación de Abuso sexual de un menor
12) Registros de cualquier investigación interna
13) Memorandos internos o documentación relativa a Clero conducta indebida
14) Registros en relación con la revisión por parte de la Comité de Revisión Ministerial
15) Información relativa al programa POMS
16) Registros de cualquier denuncia obligatoria presentada ante las autoridades policiales sobre el Clérigo
17) Documentos jurídicos civiles y canónicos
18) Registros sobre la resolución de denuncias e investigaciones
19) Informes de la Clérigo en relación con cualquier detención o citación por una conducta que infrinja la Archidiócesis Políticas y la documentación pertinente disponible recopilada por el Director de OMSSE
V. Clérigos se les notificará oportunamente cualquier información que se incorpore a su expediente relacionada con denuncias de: a) actividades ilegales, b) infracciones de las Código de conducta para Clero, o c) una conducta inapropiada de carácter grave.
VI. Clérigos podrán consultar su expediente personal previa solicitud al Canciller de Asuntos Canónicos. La consulta del expediente será facilitada por un miembro del personal de la Arquidiócesis y se documentará en el expediente. La información marcada como “Confidencial” se pondrá a disposición de la Clérigo, salvo que se pueda ocultar cierta información para proteger la privacidad de terceros. Clérigos No podrá eliminar, modificar, dañar ni destruir ninguna información contenida en el archivo. Clérigos puede presentar un documento escrito para que se incluya en el expediente. Dicho documento puede servir para refutar, aclarar o dar testimonio de que existe algo en el expediente que el Clérigo considera que es objetivamente incorrecto o que puede interpretarse de otra manera. Clérigos puede solicitar copias de los materiales que figuran en el expediente, previa autorización del Canciller de Asuntos Canónicos. Se proporcionarán copias de los documentos para los que el Clérigo fuera el autor o el destinatario, así como los documentos que se hayan difundido o sean accesibles al público. Los documentos solicitados para presentar una defensa en un proceso civil o canónico se tramitarán en consecuencia.
