Última actualización: 18/10/2018
I. Objetivo
Para garantizar que se conserven los registros pertinentes y que se informe a los empleados clave de los requisitos de conservación de registros en caso de litigios actuales o previstos relacionados con la Corporación Arquidiocesana.
II. Definiciones
"Archidiócesis" se refiere a una entidad corporativa constituida, mantenida y existente en virtud del artículo 315.16 del Estatuto de Minnesota, con el nombre comercial en Minnesota: “La Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis”.
“Retenciones por litigios” significa la suspensión de la destrucción de registros relevantes para un asunto o procedimiento legal actual o razonablemente previsible.
“Vicario general/Moderador de la Curia” es el sacerdote designado por el arzobispo para desempeñar ese cargo en la archidiócesis.
III. Política
Todo empleado de la Arquidiócesis que tenga conocimiento de que determinados documentos pueden ser relevantes para una cuestión o un procedimiento legal deberá notificarlo de inmediato a su supervisor, quien, a su vez, deberá notificarlo de inmediato al Vicario General/Moderador de la Curia. El Vicario General/Moderador de la Curia deberá notificarlo de inmediato al Canciller de Asuntos Civiles.
El Canciller de Asuntos Civiles tomará las medidas necesarias para conservar los registros pertinentes, independientemente del Programa de Retención de Registros, hasta nuevo aviso. Para ello, el Canciller de Asuntos Civiles, en consulta con la Oficina Arquidiocesana de Archivos y Gestión de Registros, determinará el alcance, la ubicación de los registros pertinentes y los custodios de los mismos.
El secretario de Asuntos Civiles enviará un memorándum de retención de documentos para litigios a los responsables de los expedientes pertinentes. El memorándum deberá:
a. Identificar el motivo de la retención;
b. Describa qué registros son relevantes;
c. Identificar los métodos preferidos para la conservación;
d. Prohibir la destrucción o alteración de los registros pertinentes; y
e. Expresar claramente que la obligación de conservación sigue vigente hasta nuevo aviso por escrito.
Para levantar una retención de pruebas se requiere el permiso por escrito del arzobispo o de la persona que él designe.
