Última actualización: 9/11/2018
I. Objetivo
Garantizar que se conserven los registros pertinentes y que se notifique a los empleados clave los requisitos de conservación de registros en caso de litigios actuales o previstos relacionados con la parroquia.
II. Definiciones
"Parroquia" Se refiere a una parroquia dentro del territorio de la Archidiócesis que es reconocida como católica por la Archidiócesis.
"Pastor" significa un párroco o un administrador parroquial, según sea el caso.
“Administrador parroquial” significarEs un sacerdote designado por el arzobispo como administrador parroquial de una parroquia.
“Retenciones por litigios” significa la suspensión de la destrucción de registros relevantes para un asunto o procedimiento legal actual o razonablemente previsible.
III. Política
Un empleado de la Arquidiócesis queSi recibe notificación efectiva de que determinados registros pueden ser relevantes para un asunto o procedimiento legal, deberá notificarlo inmediatamente a su supervisor, quien, a su vez, deberá notificarlo inmediatamente al Vicario General/Moderador de la Curia. El Vicario General/Moderador de la Curia deberá notificarlo inmediatamente al Canciller de Asuntos Civiles.
El Canciller de Asuntos Civiles tomará las medidas necesarias para conservar los registros pertinentes, independientemente del Programa de Retención de Registros, hasta nuevo aviso. Para ello, el Canciller de Asuntos Civiles, en consulta con la Oficina Arquidiocesana de Archivos y Gestión de Registros, determinará el alcance, la ubicación de los registros pertinentes y los custodios de los mismos.
El Canciller de Asuntos Civiles enviará un memorándum de retención de litigios a los custodios de los registros pertinentes. El memorándum deberá: Un empleado de la parroquia que reciba una notificación efectiva de que ciertos registros pueden ser relevantes para un asunto o procedimiento legal deberá notificarlo inmediatamente a su supervisor, quien, a su vez, deberá notificarlo inmediatamente al párroco o al administrador parroquial.
El párroco o el administrador parroquial tomarán las medidas necesarias para conservar los registros pertinentes, independientemente de cualquier calendario de conservación de registros, hasta nuevo aviso. Para ello, el párroco o el administrador parroquial, en consulta con el asesor jurídico correspondiente, determinarán el alcance, la ubicación de los registros pertinentes y los custodios de los mismos.
El párroco o el administrador parroquial enviará un memorándum de retención de litigios a los custodios de los registros pertinentes. El memorándum deberá:
a. Identificar el motivo de la retención;
b. Describa qué registros son relevantes;
c. Identificar los métodos preferidos para la conservación;
d. Prohibir la destrucción o alteración de los registros pertinentes; y
e. Expresar claramente que la obligación de conservación sigue vigente hasta nuevo aviso por escrito.
Se requiere el permiso por escrito del párroco o del administrador parroquial para levantar una retención por litigio.
