Última actualización: 14 de diciembre de 2016
I. Objetivo
El objetivo de la Política de registros del clero es definir qué registros se deben conservar en relación con el clero y de qué manera. La política tiene por objeto estandarizar la conservación de los registros, garantizar que se mantenga un registro completo, evitar la destrucción de los expedientes del clero y proteger debidamente la privacidad de las personas.
II. Definiciones
"Clero" se refiere a todas las personas ordenadas - obispos, sacerdotes y diáconos - que administran los ritos de la Iglesia católica.
"Clérigo" miembro del clero.
“Director” se refiere al empleado de la Arquidiócesis encargado de gestionar los procesos de la Arquidiócesis para el manejo de denuncias de conducta indebida del clero y de dirigir la Oficina de Normas Ministeriales y Entorno Seguro.
“Los 3 esenciales” significa 1) aceptación del Código de Conducta, 2) formación en protección infantil Virtus o equivalente, y 3) verificación de antecedentes penales.
“Junta de Revisión Ministerial” se refiere al órgano consultivo creado para asesorar al arzobispo y a su equipo en materia de conducta indebida del clero. La Junta de Revisión Ministerial también puede examinar y formular recomendaciones sobre las políticas y los procedimientos de la Arquidiócesis relacionados con la conducta indebida.
"Parroquia" Se refiere a una parroquia dentro del territorio de la Archidiócesis que es reconocida como católica por la Archidiócesis.
“Políticas” se refiere a las políticas de la Arquidiócesis relativas al abuso sexual de menores, incluidos los códigos de conducta para el clero, los empleados y los voluntarios de la Iglesia católica.
“Programa POMS” (o su equivalente) se refiere al programa interno de la Arquidiócesis destinado al clero que la Arquidiócesis desea que sea supervisado.
“Programa de Entorno Seguro” Se refiere a todas las políticas, procedimientos y programas que contribuyen a la protección de los menores.
"Escuela" significa una escuela primaria o una escuela secundaria dentro del territorio de la Archidiócesis que está reconocida por la Archidiócesis como católica.
"Seminario" o “Seminarios” se refiere al Seminario San Pablo, al Seminario San Juan Vianney o a ambos.
III. Política
La Arquidiócesis mantiene expedientes del clero sobre todos los clérigos a quienes se les conceden facultades para ejercer su ministerio en la Arquidiócesis durante más de treinta (30) días, incluidos los clérigos externos y religiosos, independientemente de que se hayan incardinado o se les haya asignado un destino oficial.[1] Los expedientes del clero nunca se destruyen.[2]
El cumplimiento de los requisitos de Essential 3 por parte del clero deberá quedar documentado en el expediente del clero y ser supervisado por el director en una base de datos electrónica (CRM).[3] Cada año, el director revisa el cumplimiento de los «Essential 3» por parte del clero y, en un plazo razonable, enviará una carta de incumplimiento, si procede, al consejo de administración de la parroquia o escuela correspondiente a la que esté asignado el clérigo.[4]
Si un clérigo solicita un destino, un traslado o la residencia fuera del territorio de la Arquidiócesis, esta deberá solicitar su permiso para poner a disposición de la diócesis, comunidad religiosa u organización receptora, a fin de que las examine, una copia completa del expediente de la Arquidiócesis que se refiera de manera sustancial al clérigo. Si el clérigo autoriza el examen, la Arquidiócesis deberá proporcionar a dicha entidad receptora acceso al expediente del clérigo. Si el clérigo se niega a permitir la revisión o limita la revisión del expediente, la Arquidiócesis notificará a la entidad receptora que el clérigo ha negado el acceso o lo está limitando.[5]
El expediente del clero deberá contener lo siguiente:
1. Expedientes del seminario (si están disponibles)
2. Cartas de nombramiento, decretos y otros documentos de asignación
3. Cartas de recomendación, certificados de buena conducta
4. Datos biográficos, registros sacramentales, disposiciones funerarias y testamento
5. Historial médico y psicológico (si procede)
a. Todos los expedientes y la correspondencia relacionada se marcarán como “Confidencial” y solo el personal autorizado podrá acceder a ellos. Se incluirá en el expediente una autorización firmada por el clérigo.
6. Correspondencia y memorandos relevantes
7. Comunicaciones relacionadas con el servicio ministerial del clérigo
8. Documentos legales, incluidos los registros de inmigración (si procede)
9. Formulario de reconocimiento firmado o registro electrónico impreso que acredite que el clérigo ha recibido, comprende y cumplirá con las políticas6
10. Registros de cumplimiento de las normas de seguridad ambiental, entre los que se incluyen:[7]
a. Copias de los certificados de antecedentes penales[8]
b. Registros y certificación de la capacitación sobre entornos seguros[9]
c. Reconocimiento de haber recibido, comprendido y aceptado cumplir con el Código de Conducta[10]
11. Antecedentes de acusaciones, incluidas las denuncias de abuso sexual de menores[11]
12. Documentación relativa a cualquier investigación interna[12]
13. Memorandos internos o documentación relativa a la conducta indebida del clero[13]
14. Documentación relativa a la revisión por parte de la Junta Ministerial de Revisión[14]
15. Información relativa al programa POMS[15]
16. Registros de cualquier denuncia obligatoria presentada ante las autoridades policiales en relación con el clérigo[16]
17. Documentos jurídicos civiles y canónicos
18. Registros de la resolución de denuncias e investigaciones
19. Informes del clérigo sobre cualquier detención o citación relacionada con conductas que infrinjan las políticas de la Arquidiócesis, así como la documentación pertinente disponible recopilada por el director[17]
Se notificará oportunamente a los clérigos cualquier información que se incorpore a su expediente en relación con denuncias de: a) actividades ilegales, b) infracciones del Código de Conducta para el Clero, o c) conductas inapropiadas de carácter grave.
Los clérigos podrán consultar su expediente personal previa solicitud al Canciller de Asuntos Canónicos. La consulta del expediente será facilitada por un miembro del personal de la Arquidiócesis y se documentará en el expediente. Se pondrá a disposición del clérigo la información marcada como “Confidencial”, con la salvedad de que parte de la información podrá ser censurada para preservar la privacidad de terceros. Los clérigos no pueden eliminar, alterar, dañar ni destruir ninguna información contenida en el expediente. Los clérigos pueden presentar un documento escrito para que se incluya en el expediente. Dicho documento puede servir para refutar, aclarar o dar testimonio de que existe algo en el expediente que el clérigo considera que es objetivamente incorrecto o susceptible de una interpretación diferente. Los clérigos pueden solicitar copias de los materiales del expediente, previa aprobación del Canciller de Asuntos Canónicos. Se proporcionarán copias de los documentos de los que el clérigo sea autor o destinatario, así como de los documentos que se hayan distribuido o sean accesibles públicamente. Los documentos solicitados para presentar una defensa en un proceso civil o canónico se tramitarán en consecuencia.
[1] Véase Acuerdo de conciliación, sección 12.4, de fecha 12 de diciembre de 2015, entre la Arquidiócesis de St. Paul y Minneapolis y el Fiscal del Condado de Ramsey, Expediente del Tribunal de Distrito del Condado de Ramsey n.º: 62-JV-15-1674; N.º de expediente del fiscal del condado: 2138749 y Enmienda al Acuerdo de conciliación, sección 5, de fecha 19 de julio de 2016 (en adelante, el “Acuerdo”).
[2] Acuerdo, 12.5.
[3] Acuerdo, 5.6.a.; 12.6.
[4] Acuerdo, 5.6.c.
[5] Acuerdo, 7.4.
[6] Acuerdo, 4.1, 12.7.a.
[7] Acuerdo, 12.2.
[8] Acuerdo, 12.7.b.
[9] Acuerdo, 12.3.
[10] Acuerdo, 4.3.
[11] Acuerdo, 12.7.d.
[12] Acuerdo, 12.7.f.
[13] Acuerdo, 12.7.c.
[14] Acuerdo, 12.7.g.
[15] Acuerdo, 12.7.h.
[16] Acuerdo, 12.7.e.
[17] Acuerdo 5.14.c.
