Fecha de emisión: 10/10/2018
Propósito
Para garantizar que la información pertinente Registros se mantengan y que esa clave Empleados se les informe de los requisitos de conservación de registros en caso de litigios actuales o previstos relacionados con la Corporación Arquidiocesana.
Política
Un Empleado de la Archidiócesis quien reciba notificación efectiva de que ciertos Registros si considera que un asunto puede ser relevante para una cuestión o un procedimiento legal, deberá notificarlo de inmediato a su supervisor, quien, a su vez, deberá notificarlo de inmediato al director de operaciones. El director de operaciones deberá notificarlo de inmediato al rector de Asuntos Civiles.
El ministro de Asuntos Civiles adoptará las medidas necesarias para preservar los datos pertinentes Registros, independientemente del calendario de conservación de documentos, hasta nuevo aviso. Para ello, el canciller de Asuntos Civiles, en consulta con la Oficina Arquidiocesana de Archivos y Gestión Documental, determinará el alcance y la ubicación de los documentos pertinentes Registros, y sus custodios.
El canciller de Asuntos Civiles enviará una Retención de litigios memorándum dirigido a los responsables de los organismos pertinentes Registros. El memorándum deberá:
1) Identifique el motivo de la retención;
2) Describe qué Registros son relevantes;
3) Identificar los métodos preferidos para la conservación;
4) Prohibir la destrucción o alteración de los documentos pertinentes Registros; y
5) Indique que la obligación de conservación seguirá vigente hasta nuevo aviso por escrito.
Autorización por escrito de la Arzobispo o la persona que él designe deberá levantar un Retención de litigios.
