Last Updated: 10/18/2018
I. Objetivo
To ensure that relevant records are preserved and that key employees are notified of record preservation requirements in the event of current or anticipated litigation relating to the Archdiocesan Corporation.
II. Definiciones
"Archidiócesis" means that certain corporate entity formed, maintained and existing under Minnesota Statute Section 315.16 with the Minnesota Business Name: “The Archdiocese of St. Paul and Minneapolis”.
“Retenciones por litigios” significa la suspensión de la destrucción de registros relevantes para un asunto o procedimiento legal actual o razonablemente previsible.
“Vicar General/Moderator of the Curia” is the priest appointed by the Archbishop to fulfill that office for the Archdiocese.
III. Política
An employee of the Archdiocese who receives actual notice that certain records may be relevant to a legal issue or proceeding shall promptly notify their supervisor, who shall, in turn, promptly notify the Vicar General/Moderator of the Curia. The Vicar General/Moderator of the Curia shall promptly notify the Chancellor for Civil Affairs.
El Canciller de Asuntos Civiles tomará las medidas necesarias para conservar los registros pertinentes, independientemente del Programa de Retención de Registros, hasta nuevo aviso. Para ello, el Canciller de Asuntos Civiles, en consulta con la Oficina Arquidiocesana de Archivos y Gestión de Registros, determinará el alcance, la ubicación de los registros pertinentes y los custodios de los mismos.
The Chancellor for Civil Affairs shall send a Litigation Hold memorandum to the custodians of the relevant records. The memorandum shall:
a. Identificar el motivo de la retención;
b. Describa qué registros son relevantes;
c. Identificar los métodos preferidos para la conservación;
d. Prohibir la destrucción o alteración de los registros pertinentes; y
e. Expresar claramente que la obligación de conservación sigue vigente hasta nuevo aviso por escrito.
Written permission of the Archbishop or his designee is required to lift a Litigation Hold.
